秘書検定2級は、社会人としてではなく「秘書としての立場で判断できるか」が問われる試験です。
その独特な考え方のため「なぜこれが正解なのだろう」と感じてしまう問題も少なくありません。
今回は、実際に出題された過去問の中から、思わず「これが正解なの？」と驚いた問題を8問、逆に「よくできている」と感じた良問を2問、あわせて10問を解説します。
読み進めるうちに、秘書検定の難しさや特徴がどこにあるのかが見えてくるはずです。
※問題文は記事用に一部編集しています。
これが正解？秘書検定の意外な答え
１問目
A社に送るつもりの資料をB社に送ってしまった。幸いB社に読まれても問題ない資料である。どうする？
→B社に電話で謝罪し、廃棄してくれと頼む
この問題は、不正解の選択肢の中に「上司に報告する」という内容のものがありましたが、後半の対応部分が不適当とされる形の、なかなか意地の悪い問題でした。
普通に考えれば、とりあえず上司にはミスを報告するだろうと思ってしまいますよね。こうした社会人としての感覚が、そのままでは通用しないのが秘書検定の難しいところです。
秘書検定の基準では、この程度の内容であれば、あえて上司に報告する必要はないと判断されるみたいですね。
２問目
職場での話し方と人間関係について不適当なのは？
→自分からプライベートな話を進んですれば、相手にこちらの話を受け入れてもらいやすい
解説を読んでも正直あまり納得はできませんでしたが、逆に印象に残った面白い問題でした。
たしかに「プライベートな話を進んでする→相手に話を受け入れてもらいやすい」と一方的に決めつけている点が不適当とされる理由なのでしょう。
ただ、コミュニケーションの心理としては、相手の心を開くために自分のプライベートを話して敵意がないことを示すという手法は実際に有効とされています。いわゆる「自己開示」です。
こうした知識がある人ほど「現実では正しい」と考えてしまい、この問題で引っかかりやすいのではないかと思います。
３問目
受発信業務について、心がけていることで間違っていることは？
→上司から出張中に世話になったので令状出してと言われたから、いつまで出せばいいですか？と確認する
礼状はすぐ出すのが当たり前なんだよ、いちいち聞くな！パターンです。言われてみれば確かにそうですね。余計な確認をしてしまうのが不適当というパターン。
４問目
上司から持ってきてと指示された部長会議の議事録が見つからないので、総務部にあるものをコピーしたい。適当なのは？
→周りには何も言わずに総務部から借りてきてコピーする
この選択肢は「周りには何も言わずに」という表現がかなり引っかかる問題でした。
まず、総務部から借りるのであれば、当然総務部の担当者には事情を説明するはずで「何も言わずに」という書き方自体が不自然に感じます。
おそらくここでいう「周り」とは、自部署の同僚や上司への報告を指しているのでしょうが、日本語として曖昧で、意図が分かりにくい選択肢だと思いました。
５問目
自分が異動することになり、引き継ぎの際に上司について教えておくことで不適切なことはどちらか
1)出身地と最終学歴
2)目標にしている役職
どちらだと思います？答えは2)なのですが・・・
これ、どっちもいらないでしょ。上司の出身地と最終学歴を引き継いでどうすんねんと。これは初見では無理だと思います。
６問目
忙しいときに上司の許可を得て後輩に手伝ってもらうことがあるが、最近なぜか後輩が不満そうと相談されたときに不適当な意見は？
→手伝ってもらった仕事なのにミスを注意することはなかったか。
これは、日本語の解釈による部分が大きく、かなりモヤっとする悪問だと思います。
「不満そうな理由は？」という事実を尋ねる問いに対する答えとして考えるなら、手伝っている立場なのにミスを注意されたことで、不満に感じた可能性は十分に考えられます(それで不満に感じた後輩が良いか悪いかはおいておきましょう)
ミスを注意したりした？→しましたね→それじゃない？でも、例え頼んでる立場でもミスの注意はしないとだからなー・・・
こういう会話は自然。
注意の仕方がきつかったのかもしれませんし、言い方が良くなかったという仮説も立ちます。そういう意味では、現実的な意見としては十分に成り立つ内容です。
ただ、試験的に割り切って考えるなら、手伝ってもらっている立場であっても、業務上のミスを注意すること自体は当然の行為。そのため、この選択肢は不適当と判断される、という理屈になります。
結局のところ、この問題は明確に誤りを見抜くというより、消去法で最後に残ったものを選ぶしかないタイプの出題だと感じました。
７問目
健康で体力があることも必要である理由で不適切なのは？
→健康で体力があれば、上司や同僚の仕事のカバーもできるから
この選択肢だけを単体で見ると、なんとなく秘書の役割としてはズレている気はしますが、他の選択肢も似た内容が多く「なぜこれだけが不適当なのか」が分かりにくい悪問でした。
実際、仕事は助け合いの側面がありますし、健康でなければ他人のフォローなどできません。この考え方自体は、現実の職場では十分に成り立つものだと思います。
ただ秘書検定の基準では、秘書はあくまで自分の職務を確実に遂行することが重視されるため「周囲の仕事をカバーするため」という理由づけは不適当と判断されるのでしょう。
８問目
上司との面談を終えて帰った客から、傘立てに傘を忘れたので駅まで届けてもらえないかと電話で頼まれた。届けると「ありがとう、忙しいのに申し訳ない」と言われたときの返答で不適当なのは？
→「いいえ、私は秘書として当たり前のことをしたまでです」
これはかなり驚いた問題でした。
ドラマなどでも、お礼を言われたときに「当たり前のことをしたまでですから」と答える場面はよくありますし、謙遜の表現として自然に感じてしまいます。
実際「そんなに気にしないでください」「これくらいはあなたのためなら当然です」というニュアンスで使う言葉ですよね。
しかし解説によると「秘書として当然のことをしただけ」という言い方は、事務的でそっけない印象を与えやすく、相手の感謝の気持ちを受け止めていない受け答えとされるため不適当とのことでした。
別な選択肢で適当とされていた１つに
「こちらこそ気づかなくて申し訳ございません」
というものでしたが、正直これにはかなり違和感があります。
感謝されている場面で謝罪の言葉を重ねると、相手にかえって気を遣わせてしまう可能性もあり、現実のコミュニケーションとしてはむしろ不自然に感じます。私には合わないですね。
もし実際の場面で答えるなら、
「そう言っていただけて嬉しいです。お気になさらないでくださいね」
といった受け答えの方が、相手にとっても自然で気持ちのよい返答ではないかと思いますし、これが一番いい答えだと私は思います。
お客さんが快く思うような受け答えをというなら、謝るのが不適当です。
納得！秘書検定の良問
「これは社会でもそのまま役立つ」と感じた良問を2問紹介します。
１問目
①上司から後片付けで注意されたが、違う人がやったことで私は関係ない。どうする？
→まずはその場で謝り、片付けの関係者たちに上司の言っていたことを伝える
これは非常に良い問題だと思いました。理不尽に感じる場面ではありますが、社会人として円滑に仕事を進めるうえで大切な考え方が問われています。
大問題になるようなことなら別ですが、後片付けレベルで「それをやったのは私ではありません」とその場で弁解しても、残念ながら誰にとってもプラスにはなりません。
関係しそうな人に対して「こういうことで注意があったから気をつけてほしい」と冷静に伝えることができれば、むしろ周囲からの評価は上がるでしょう。
逆に、その場で犯人探しのような対応をしてしまうと、小さい人間だなと良くない印象を与えてしまうだけなので避けた方がいいかなと思います。
２問目
お客さんとの会話で「上司に話しておきます」というときの不適切な表現について
「ご要望については、課長にお伝えしますね」
これ、実は誤りです。私自身もつい使ってしまいそうな表現で、いい勉強になりました。
どこが間違いかというと「課長にお伝えします」という部分。
社内の上司を敬う言い方を、そのままお客さんに対して使ってしまっている点が不適切。
正しくは「課長に伝えます」「課長に申し伝えます」
といった表現になります。この違いは、知っているかどうかで差がつくポイントだと感じました。
まとめ
秘書検定2級の過去問の中から「これが正解なの？」と思わず感じてしまう問題と、逆に社会でも役立つと感じた良問を紹介しました。
秘書検定は知識量よりも「秘書としての立場でどう判断するか」という独特の考え方に慣れることが重要な試験です。
特に今回紹介したような問題は、社会人としての常識で考えるほど迷いやすく、試験特有の基準に頭を切り替えられるかが合否を分けるポイントになります。
また、選択問題で差がつく勉強法についても別記事で詳しく解説していますので、対策を進めたい方はぜひ参考にしてみてください。
▶体験談 秘書検定２級ネット試験｜選択問題のコツと差がつく勉強法
コメント